サテライトオフィスとは？企業の活用方法や開設に適した物件の条件をご紹介

働き方改革関連法の施行やCovid-19の流行によって、多様な働き方を認める企業が増えています。テレワークや在宅勤務を導入する企業も多い中、社員の生産性を担保するためにサテライトオフィスを設置する企業も少なくありません。

今回の記事ではサテライトオフィスとはどのようなものなのか、開設の際に注意すべき点などを紹介しながら、サテライトオフィス開設に適した物件の条件を紹介します。

サテライトオフィスとは

そもそもサテライトオフィスとはどのようなものなのでしょうか？
サテライトオフィスとはどういうものなのかを定義しつつ、企業の目的別にどのような分類があるのかを紹介します。

｜サテライトオフィスの定義

サテライトオフィスとは、企業がなどが本社や本店から離れた場所に設置されたオフィスのことです。

かつてから同じような意味で支社や支店、〇〇営業所という言葉が使われてきましたが、それらとサテライトオフィスにはどのような違いがあるのでしょうか？本社とは別の場所にある営業拠点という意味では同じですが、サテライトオフィスは社員の働き方に重きを置いたものだといえます。

支店や支社が事業や業務にといった視点で設置されているのに対し、サテライトオフィスは従業員の居住地や勤務時間などの視点で定義づけられていることが多いです。

｜サテライトオフィスの種類

サテライトオフィスはその設置する場所や目的によって大きく３つに分けることができます。

・都市型サテライトオフィス

都市型サテライトオフィスは、本社が設置されている都市と同じ都市部に別のオフィスをサテライトオフィスとして設けるものです。例えば、東京都に本社が設置されている場合、取引先や客先の多くは都内に集中しているケースが多いですが、その取引先への外回りの営業後に本社ではなく、営業先や自宅に近いサテライトオフィスを設置することでスムーズにデスクワークに移ることができるのです。

また、地方に本社が設置されている企業にとっては、都市部の拠点として都市型のサテライトオフィスを設置する場合もあります。

・郊外型サテライトオフィス

郊外型のサテライトオフィスは、より社員の働き方に寄り添ったものになります。郊外のベッドタウンに設置するサテライトオフィスは、テレワークの拠点として活用することができるので、在宅勤務が難しい方、育児や介護との両立に悩んでいる社員にとって、自宅の近くにワークスペースがあることで、業務の快適性を向上させる可能性があるのです。

・地方型サテライトオフィス

都市部に本社を置く企業が、別の地方にサテライトオフィスを設置するケースがあります。こちらは、支社や支店と同じような目的で設置されていることが多く、客先の拡大や地方の取引先とのコミュニケーション促進のために、地方にサテライトオフィスを開設するのです。

また、近年では地方創生の一環として厚生労働省や地方自治体が企業を誘致するケースがあり、さまざまな支援策が用意されています。

総務省HP
『地方公共団体が誘致又は関与したサテライトオフィスの開設状況調査結果』

サテライトオフィスを利用するメリット

サテライトオフィスを設置する３つの目的について紹介しました。
次の項では、実際にサテライトオフィスを開設するとどのようなメリットがあるのかを紹介していきます。

｜生産性向上

サテライトオフィスを設置するメリットの一つとしてまず挙げられるのが、社員の生産性向上です。都市型サテライトオフィスでは、営業先などの外出先から本社に戻ることなくスムーズに業務を再開することができるので時間的なロスが少ない他、サテライトオフィスには1人用に仕切られたブースなどが設置されている場合も多いので、生産性の向上が見込めます。

また、郊外型サテライトオフィスの場合、住居が近い社員のテレワークを実現することがきます。通勤時間や移動時間の削減効果も大きいでしょう。

｜新規顧客開拓

地方型サテライトオフィスの場合、支社や支店と同様に新規顧客の開拓が見込まれます。営業の拠点が増えることで、これまで接点のなかった法人や個人との出会いが増えます。

また、別の地域に本社がある場合は地方の取引先とのコミュニケーションが希薄化してしまう可能性がありますが、サテライトオフィスを設置すると対面でのコミュニケーションの機会が増えるため、取引先との関係強化にも繋がるでしょう。

｜人材確保

サテライトオフィスの開設は人材の確保にも役立ちます。

郊外型サテライトオフィスは会社の福利厚生の一部として捉えられ、採用活動の際にアピールすることができます。近年ではリモートワークを理由に転職する方や、リモートワークを実施しているか、自宅から近い場所で働けるかを企業選定の基準の一つとして考えている求職者も増えているため、人材確保の重要な施策の一つと言えるでしょう。

また、地方型のサテライトオフィスの場合、本社勤務では採用できない地方在住の人材に対して採用のアプローチをかけることができます。

｜BCP 対策

BCP対策とは、緊急事態時に企業が事業を継続するため、あらかじめ決めておくの対応策や計画の事です。 地震大国ある日本では特に欠かせないもので、近年は大雨による水害や新型ウイルスの流行など、備えるべきリスクより多岐にわたります。 

サテライトオフィスは、このようなBCP対策の一つであるオフィス分散の観点から非常に重要な施策となるのです。

地震や水害、もっと身近なケースですと公共交通機関のトラブルによって本社での業務が難しい場合に事業を継続する策としてサテライトオフィスは広く利用されています。

｜コストメリット

本社とは別に新たに拠点を賃貸することでコスト的なデメリットが大きいと感じられる方も少なくないと思います。しかし、実はサテライトオフィスの開設はコストメリットもあるのです。

オフィスビルは、ある一定の基準を越えると、坪数が大きくなるほど坪単価も上昇する傾向にあります。そのため、200坪のオフィスを1フロア借りるより、100坪のオフィスを2フロアまたは2物件賃借する方が固定費の削減につながる場合もあるのです。

また、社員のテレワークを実施する場合、在宅勤務のためにOA機器の購入費や場合によっては通信費、水光熱費まで負担しなくてはなりません。社員数によっては、サテライトオフィスを設置することで、それらの費用を低減することができるのです。

サテライトオフィスを利用するデメリット

サテライトオフィスを利用することで、企業側、従業員側の双方にとってメリットがあることがお分かりいただけたかと思います。

ではサテライトオフィスを設置することによるデメリットはあるのでしょうか？
デメリットを正しく理解することは開設時の注意すべき点が整理されるので次の項で詳しく紹介します。

｜セキュリティリスク

サテライトオフィスを利用する場合、本社との情報共有のため会社のデータをクラウド上に保存しておく必要があります。しかし、他社との共用型サテライトオフィスを利用している場合、ネットワーク環境などは運営者側が提供しているケースが多いため、十分なネットワークセキュリティ対策が施されているかを事前に確認する必要があるでしょう。

｜コミュニケーションリスク

サテライトオフィスは本社と物理的に離れているため、本社とサテライトオフィス間のコミュニケーション不足の解消が課題となります。

近年は、Web会議システムも普及し、オンラインでのコミュニケーションも一般に普及してきました。しかし、同じオフィスで働くのと同様とまではいきません。意識的に社員同士のコミュニケーションを促進する施策を導入する必要があるでしょう。

また、サテライトオフィスを利用する職種などを限定することによってコミュニケーションロスの削減図ることも視野に入れましょう。

｜勤怠管理

サテライトオフィスの場合、本社とは別に勤怠を管理する必要があります。もちろん勤務時間については管理するシステムの導入などによって解決する必要があるでしょうし、それ以外でもワークフローについても適正なオペレーションを策定する必要があります。

サテライトオフィスではワークフローが鈍化する傾向にあります。
書類の承認者と物理的な距離がある場合があるので、結果的に本社に出向く必要があったり、郵送する必要があります。業務の進行速度を保つためワークフローシステムなどを導入して対策する必要があるでしょう。

サテライトオフィス開設に適した物件

サテライトオフィスは通常の賃貸オフィスではなく、その活用方法に最適なオフィスタイプがあります。
以下の章ではサテライトオフィス開設に適したオフィスについて紹介します。

｜レンタルオフィス

レンタルオフィスはデスクとオフィスチェアなどのオフィス什器がついたオフィスのことです。什器付きのオフィスであればオフィスの利用開始までの期間が短くて済みますし、あらためて必要な什器を購入する必要もありません。

また、レンタルオフィスは一般的な賃貸オフィスとは違い、1〜6ヶ月程度の契約期間から開始することができるため、プロジェクト単位のサテライトオフィスとしても利用することが可能でしょう。

｜シェアオフィス

シェアオフィスはレンタルオフィスと同様に、オフィス什器付きのオフィスのため、すぐに業務を開始することができます。

また、レンタルオフィスとは違い共用施設が充実しており、作業に集中するためのブーススペースやテレフォンブース、会議室などが設置されているため様々な利用目的に合わせて利用することができます。

シェアオフィスを活用してサテライトオフィスを開設しませんか？

サテライトオフィス利用上のメリットやデメリット、開設に適した物件について紹介してきました。

デメリットを理解し、それらの解消方法を導入した上で、快適なサテライトオフィスを探してみてください。

VMは都市型サテライトオフィスとしてビジネス街の中心地であるとともに、渋谷・六本木・新宿などの主要なビジネスエリアへ好アクセスな五反田駅から徒歩5分圏内に二つのシェアオフィスを展開しています。

二つの拠点を同時に利用することで、職種別の拠点を設けることも可能です。

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