バーチャルオフィスとは？サービスの詳細やメリット・デメリットについて紹介
2022年3月31日
スタートアップの開業時や個人事業主を中心に流行し始めているのが「バーチャルオフィス」です。リモートワークの普及やフリーランスの増加に伴い、仕事をする為だけの場としての「オフィス」の必要性は薄れて、自宅や近隣のカフェなどで仕事をする人が増加しています。その影響で近年急速に「バーチャルオフィス」の需要が高まっています。
今回の記事では、バーチャルオフィスの基本的な機能やメリット、また、契約する際の注意点を紹介します。
目次
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、「オフィス」における物理的な作業場所としての機能を排除し、法人や個人事業主の事業所としての機能だけを抽出した「仮想的なオフィス」のことです。
【バーチャルオフィスの基本的な機能】
・登記住所の貸出
・HPや名刺、特定商品取引法などに記載可能な住所の貸出
・郵便物の受取
上記の機能のほかにも、施設によっては固有のさまざまなサービスが用意されていますが、事業を始める上で必要となる住所を貸し出すサービスがバーチャルオフィスの基本的な機能です。
シェアオフィス併設型
シェアオフィス内のサービスとしてバーチャルオフィスが提供されている場合もあります。シェアオフィス併設型のバーチャルオフィスの場合、追加料金や都度料金を支払うことでシェアオフィスの設備を利用できる場合があります。例えば、シェアオフィス内に設置されている会議室やコワーキングスペースなどを事前に予約することによって利用することができます。急遽商談スペースが必要になった時や頻繁に作業スペースを利用しない場合はあえてバーチャルオフィス会員として契約し、必要に応じて施設を活用することで、コストを抑えて登記住所と作業スペースを確保することができます。
専門バーチャルオフィス
バーチャルオフィスを専門のサービスとして提供している施設の場合、オプション料金で電話番号の提供や郵送物の転送サービスを提供している場合があります。固定電話番号の一次対応を代行してくれたり、施設の住所に届いた郵便物を指定の住所まで転送してくれる便利なサービスです。これらを活用することで、自宅で作業しながら登記住所を確保することが可能です。なお、これらのサービスはシェアオフィス併設型のバーチャルオフィスでも提供されている場合があります。
バーチャルオフィスを契約するメリット
バーチャルオフィスの基本機能については紹介しましたが、これらの基本機能を活用することでどのようなメリットがあるか、どのような利用方法が想定できるかを紹介します。
金額を抑えて事業用住所が利用できる
バーチャルオフィスは住所利用という基本機能だけを利用する場合は3,000~10,000円程度で利用できる場合がほとんどです。一般的な賃貸オフィスはもちろん、シェアオフィスやコワーキングスペースと比較しても非常にリーズナブルな料金で事業を始めることが可能です。
一等地の住所を利用できる
一等地は坪単価が非常に高い為、賃貸オフィスを借りるためには非常に高額な固定費がかかってしまいます。ですが、バーチャルオフィスの場合は一等地の住所を安価な料金で利用することができます。特に、バーチャルオフィス専門の施設は一等地の住所を提供している場合が多い為、登記住所にこだわりたい方は検討する価値があるでしょう。
手早く導入できる
賃貸オフィスやシェアオフィスを賃借する場合は、居室の内見や引越し作業に加え、入居前の手続きに数週間程度を要する場合があります。それと比べてバーチャルオフィスは最短即日で契約可能な施設もあるうえ、施設内の内見や引越し作業の必要がない為、導入までの手間が少ないことも大きなメリットとなります。
自宅住所を公開する必要がない
フリーランスの方や起業したいと考えている方が新たに法人を登記する際に、登記住所として自宅住所を利用する場合も多いと思います。しかし、自宅の住所は不動産所有者への許可が必要になる他、法人として住所を公開する必要があるため、結果として自宅の住所を公開することとなります。バーチャルオフィスを契約すれば作業場は自宅のまま、登記住所のみバーチャルオフィスのものを使用することができるので、プライバシー保護の観点からも合理的と言えるでしょう。
様々な付帯サービスを利用できる
先述の通り、シェアオフィス併設型のバーチャルオフィスであれば、都度少額の利用料金を支払うことで、商談スペースや作業スペースを利用することができますし、専門バーチャルオフィスであれば郵送物の転送サービスや電話転送サービスなどの様々な付帯サービスを利用することが可能です。
バーチャルオフィスで開業するデメリット
バーチャルオフィスは比較的新しいサービスであり、提供事業者もまだ少ないことから、バーチャルオフィスで開業することで生じるデメリットについてはまだまだよく知られていないのが現状です。ここではそのデメリットについて少し紹介します。
ワークスペースの確保ができない場合がある
バーチャルオフィスはその特徴の通り、ワークスペースを提供している訳ではありません。シェアオフィス併設型のバーチャルオフィスでない場合、登記上の住所以外に自分が仕事をする場所を別に用意する必要があります。
口座開設や融資などの際に条件を満たさない場合がある
まず初めに、バーチャルオフィスでは無条件に口座開設が不可というわけではありません。実際のところ当社の会員様ではバーチャルオフィスでのご契約の場合でも法人口座を開設できています。
しかし、過去に同様のバーチャルオフィスで登記した法人が何かしらの犯罪を犯していた場合などは、法人口座の開設が難しくなる場合もあります。契約の前に法人登記住所としてだけでなく、銀行口座開設のための住所としても利用可能か確かめてみると良いかもしれません。
バーチャルオフィスでの開業を検討してみませんか？
バーチャルオフィスは作業スペースの確保や、きちんと口座開設ができる施設を選べば、開業のハードルを下げてくれる利用しやすいサービスです。特にシェアオフィス併設型のバーチャルオフィスであれば急な商談や会議にも対応できる他、そこでの付帯サービスも利用できるため、開業の際には非常におすすめです。
VENTURE MAFIAではバーチャルオフィス会員様を募集しています。シェアオフィス併設型のバーチャルオフィスを利用することで、開業に必要なさまざまなサービスを活用することができます。
また、「VENTURE MAFIA 西五反田」は東京都の『認定インキュベーション施設』に認定されているため、6ヶ月のご契約で創業助成金の申請要件を満たすことができます。
さらに、入居企業様には銀行口座開設のサポートや創業助成金の申請サポートなど様々な付帯サービスと低コストを実現したシェアオフィス・バーチャルオフィスを提供しております。
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