オフィス内覧時に必ずチェックすべきポイントとは？｜業務内容に合ったレイアウトを想像しよう

オフィス内見の準備

いきなりオフィスの内見に行ってしまうと、新しいオフィスに興奮し、確認するべきポイントを見逃してしまうことがあります。そのため、内見に行く際は、事前に確認するポイントを絞っておくことが重要です。ここからは、内見に行く際の準備について紹介します。

レイアウトをある程度イメージしておく

まず、レイアウトをある程度イメージしておきましょう。

自社で既に使っているデスクやカウンター、収納棚などの什器を新しいオフィスでも使う場合は、それぞれどのように配置するか決めておくことが重要です。

予めレイアウトをイメージしておかないと、什器をうまく配置できず、移転先フロアに合わせて新しい什器を購入しなければならない可能性があります。引越費用や保証料、敷金など出費がかさむ移転時に余計なコストを使わないために、移転先でも使いたい什器をどのようにレイアウトするか決めておきましょう。

また、オフィス移転する際は、スタッフの数が増えたり新しいビジネスを始めたりと、ビジネス環境が変わるタイミングであることも多いでしょう。そのような場合、必要となるレイアウトを移転先のオフィスで実現できるか確認する必要があります。この先スタッフ数がある程度増えても柔軟に対応できるオフィスなのかどうかも、見極めておくと安心です。

内見時の持ち物

内見時には、いくつか持ち物があります。

• 間取り図
• 写真を撮影できる機器
• メジャー（スケール）

まず、内見先の間取り図は用意しておきましょう。間取り図があればオフィス全体を俯瞰的に認識できるため、レイアウトのイメージが組みやすいです。また、移転にあたって懸念点や確認事項があった場合は、間取り図にメモすることで社内で共有しやすくなります。

スマートフォンやデジタルカメラなど、写真を撮影できる機器も持っていきましょう。内見時の写真を撮影しておくことで、移転候補先のイメージを他のスタッフに伝えられます。特に、移転先を決める決済者（社長や部門長）が内見に同行しない場合は、写真を多めに撮影して判断材料にしてもらうことが重要です。

メジャー（スケール）など、長さを測れる道具も忘れずに携行しましょう。移転前に使っている什器の大きさを予め測っておき、内見時にオフィス内のスペースを測りながらレイアウトしてみることがおすすめです。各什器の設置予定位置を計測し、実際に間取り図に書き込んでみると、よりイメージしやすくなります。

オフィスの内見時の重要なチェックポイント

オフィスの内見時には、必ず確認するべき重要なポイントがいくつもあります。ここからは、特に確認するべき点を12種類紹介するので、チェックリストを作る際など参考にしてください。

共用部の管理状態 

まず、共用部の管理状態は必ず確認しましょう。共用部とはエントランスホールやエレベーター、廊下やトイレなど、全ての入居者が共有して使うエリアです。

通常、共用部の清掃などは管理会社が行います。共用部の管理状態が悪いということは、それだけ管理会社の質が悪いことを表す指標です。移転後に快適にオフィスを使えるかを判断するために、共用部の状態を確認してみてください。

入居しているテナント

移転先のオフィスに入居しているテナントを確認することも、オフィス移転で失敗しないために必要です。怪しいお店や人の気配がないテナントが入居していないか、必ず確認しましょう。

また、同業他社が同じ建物に入居していないかも重要なチェックポイントです。もし同じ建物に同業他社が入居していると、同じターゲット層を奪い合うことになったり、共用部での会話で情報が漏洩したりと、不都合なことが起きる可能性があります。オフィスを紹介してくれた不動産会社に、それとなく確認してみましょう。

外観

外観は、企業の顔とも言える重要なポイントです。たとえオフィス内を清潔にしていても、建物の外観が汚れていては、顧客や取引先に与える印象は良くありません。

外観は入居してから変更することが難しい箇所なので、企業ブランドに影響しないか確認してください。

エントランス

外観と同様に、エントランスも企業の第一印象を左右する重要なポイントです。エントランスに清潔感があるかは要チェックです。

また、初めて来訪した顧客や取引先が、迷わずオフィスまで辿り着ける構造になっているかも確認すると良いでしょう。

エレベーター

エレベーターの有無を確認する人は多いですが、台数も忘れずに確認してください。特に、建物の大きさとエレベーター台数に乖離がないかはポイントです。

オフィスビルでは、各フロアの面積2,500〜3,500㎡につき、エレベーターが1台必要とされています。ビル全体のキャパシティに対してエレベーターの数が足りていないと通勤時間帯の混雑につながるので、快適なオフィス生活を送るためにエレベーター台数を確認しましょう。

柱や梁の位置

柱や梁の位置が間取り図通りになっているかも確認することがおすすめです。不動産会社から提供された間取り図に柱の位置が書かれていない可能性もあるので、内見時に現地確認しましょう。

柱や梁は什器を設置する際にも影響するので、事前にイメージしたレイアウトの邪魔にならないか確認してみてください。

天井の高さ

オフィス内の開放感を気にする場合は、天井の高さをチェックしてください。たとえオフィスの面積が狭くても、天井が高ければ高いほど開放感が生まれます。

ただし、高すぎる天井はエアコンの清掃や照明器具のメンテナンスに手間取る場合もあります。管理会社や専門業者に依頼する場合は問題ありませんが、自社スタッフが作業する想定の場合は注意してください。

空調

空調性能は、オフィスの快適さに直結する重要なポイントです。

まず、気温の設定が自社で変更できるか確認してください。個別空調の場合は、オフィス内に空調機器のコントロールパネルがあるはずです。一方、セントラル空調（中央管理空調）の場合、自社の都合だけでは空調設定ができません。空調のオンオフはもちろん、温度設定なども中央管理室などで行うことになりますので、注意してください。

セントラル空調の場合、平日日中（コアタイム）の空調使用料は発生しないケースが一般的です。そのため、電気代を節約したい意向のある企業にはおすすめです。一方、セントラル空調も休日や夜間の使用には、別途費用がかかります。そのため、コアタイム以外に長時間働くことが多い企業は、最初から個別空調のオフィスを選ぶと良いでしょう。

トイレ

トイレは意外と確認から漏れてしまう場所ですが、必ず確認することをおすすめします。

まず、トイレが洋式なのか和式なのかや、ウォシュレット付きなのかは要チェックです。最近ではほとんどのトイレが洋式ウォシュレット付きですが、古いトイレのままのオフィスもあります。スタッフがオフィス内のトイレを使いたがらないと、用を足す度に近くのコンビニへ向かうケースも考えられるので、トイレの快適さには気を遣いましょう。

また、女性社員がいる場合は、トイレの数や化粧直しのスペースなども確認するべきです。内見時には男性トイレと女性トイレの双方が確認できるよう、男女ペアで行動すると良いでしょう。

喫煙所

スタッフに喫煙者がいる場合は、喫煙所の有無を確認しましょう。最近では業務時間中の喫煙を禁止する企業が増えてきているので、オフィス内に喫煙所がないケースも考えられます。しっかり分煙するためにも、喫煙所が必要な場合は要チェックです。

反対に、オフィス内に喫煙所がある関係で、喫煙所近くの空間でタバコの臭いがする可能性もあります。タバコの臭いに敏感なスタッフがいる場合は、なるべく喫煙所から離れた位置のオフィスを借りるようにしましょう。

周辺施設

オフィスの周辺に、ビジネス上でよく利用する施設があるかも重要なポイントです。例えば、銀行や郵便局が近くにないと、管理部門スタッフの負担が大きくなります。メインバンクの支店が近隣にあることがベストですが、最寄りの銀行支店の場所は必ず確認しておきましょう。

駐車場

日常業務で車を使っている場合は、駐車場についても確認しましょう。オフィスに駐車場がついている場合は問題ありませんが、そもそも駐車場がないオフィスや、駐車場に空きがないことも考えられます。

近隣の月極駐車場や来客用のコインパーキングの位置は要チェックです。

オフィスを移転がしやすいシェアオフィスを活用するのも効果的

ここまで、オフィス移転時に内見をする際の注意点やポイントについて紹介してきました。オフィスの移転は一大イベントであり、用意することが沢山あります。そのため、オフィス移転は面倒くさいと感じている方も多いかもしれません。

そんな方は、オフィス移転がしやすい「シェアオフィス」を活用することがおすすめです。

シェアオフィスは什器付きのオフィスで、シェアードオフィスとも呼ばれており、います。レンタルオフィス（什器付きのオフィス。セットアップオフィスと同じ意味）と同様の機能を備えながら、さらに様々なサービスが受けられることが特徴です。で貸し出される1部屋を、もう少し区分け（シェア）して貸し出されることが一般的です。

シェアオフィスで受けられるサービスの具体例としては、受付サービスやアメニティ、他の入居者と共用のラウンジや会議室テレフォンブースなどが挙げられます。

また、シェアオフィスで貸し出されたスペースは自社のみで独占的に使えるため、ビジネス上の支障はありません。

移転先にシェアオフィスの活用がおすすめな理由は、次の3つです。

• 初期費用を抑えられる
• 同じ運営元のシェアオフィスなら無料で移転できる
• 充実した共用施設を利用できる

1つずつ、具体的にご紹介します。

シェアオフィスなら初期費用を抑えることができる

シェアオフィスに移転する場合、移転に伴う初期費用を抑えられます。

まず、シェアオフィスは什器付きのオフィスなので、内装工事や引越作業の負担を減らせることがポイントです。内装工事はすでに行われているので、全く不要と考えて問題ありません。また、ビジネスに必要な什器が備わっているので、引越作業は最小限で済みます。

インターネット回線などの業務に必要なインフラ整備も完備されているので、スピーディーに移転できることも特徴です。現在のオフィスよりシェアオフィスの方が月額費用は安いと思いますから、迅速に移転することでランニングコストの削減効果も見込めます。

私たちANDSPACEが運営するシェアオフィス「VENTURE MAFIA」も、モニター設置が可能なデスクなどオフィスワークに最適な什器・インテリアを予め用意してあります。ぜひ1度、内見にお越しください。

同じ運営元のシェアオフィスなら無料で移転できる場合がある

同じ運営元のシェアオフィスを利用している場合、無料で移転できる場合があります。初期費用として発生する入会金や保証料がかからないので、全く別の運営会社のオフィスより移転しやすいでしょう。

同じ運営元のオフィスへの移転についての取扱は、各企業ごとに異なります。一度運営会社に相談してみてください。

充実した共用施設を利用できる

シェアオフィスでは、充実した共用施設を利用できることもポイントです。

デスクや椅子などの什器以外に、受付サービスやアメニティなどのサービスを受けられることもあります。自社のみでオフィスを借りる場合には用意しづらいサービスを利用できる点が特徴です。

また、ラウンジや会議室、テレフォンブースなど、ビジネスに必須のスペースを共用部として使えるので、快適に仕事ができます。通常のオフィスを借りる場合、会議室などは別途用意する必要がありますが、シェアオフィスではそれぞれのスペースを利用したい時のみ借りられることが特徴です。

シェアオフィス「VENTURE MAFIA」でも、ビジネスに最適な設備とサービスをリーズナブルな価格で用意しています。例えば、ホワイトボード付きの会議室を用意しているので、込み入ったミーティングの際などに重宝いただけるでしょう。また、Web会議や電話会議に利用できる個室テレフォンブースは無料でご利用いただけます。対面での商談にご利用いただける商談ブースや、さまざまなご要望にお応えする有人受付も完備しているので、快適にお過ごしいただけること間違いなしです。

チェックリストを意識した内見で、オフィス移転を成功させよう

この記事では、オフィスを内見する際に必ずチェックするべきポイントについて紹介してきました。

まず、内見前にオフィス内のレイアウトをある程度イメージしておくことが重要です。そして、「間取り図」「写真撮影用の機器」「メジャー（スケール）」を忘れずに携行しましょう。

内見時には、この記事で紹介した12種類のチェックポイントを確認し、少しでも不安な点がある場合は移転前に解消してください。チェックリストを意識して内見することで、オフィス移転の失敗を防げます。

また、オフィスの移転を負担に感じたら、シェアオフィスを利用することが効果的です。シェアオフィス「VENTURE MAFIA」なら、法人登記や郵便物の受け取りも可能なので、通常のオフィスと同じ感覚でご利用いただけます。オフィス移転をお考えの方は、ぜひ一度ご連絡ください。