ハイブリッド勤務のメリットや活用方法とは｜導入のためのポイントを紹介

テレワークという働き方が一般的になりましたが、オフィスへの出社を求める企業も依然として多く存在します。そんな中、企業の新しいオフィス形態として「ハイブリッド勤務」という働き方が注目されています。

この記事では、ハイブリッド勤務の概要やメリット、導入時のポイントについて解説します。ハイブリッド勤務の導入を検討している方は必見です。

ハイブリッド勤務とは

まずは、ハイブリッド勤務の概要について解説します。

ハイブリッド勤務（ハイブリッドワーク）とは、「オフィスへの出社」と「テレワーク」の双方を掛け合わせた働き方です。複数の勤務形態を組み合わせていることから、「Hybrid」という英単語が使われています。

ハイブリッド勤務を導入する場合、「1週間に2日は出社、残りの3日はテレワーク」「午前中は在宅勤務、午後は出社」「隔週で在宅勤務と出社勤務」などの勤務形態が考えられます。完全なテレワークは導入困難な企業も多いですが、出社勤務とテレワークのいいとこどりを目指すハイブリッド勤務は導入しやすいため、ハイブリッド勤務を採用する企業が増えています。 

ハイブリッド勤務を導入した代表的な企業としては、大手IT企業の「Google」が挙げられます。また、日本では通信教育・出版業などを手がける「ベネッセグループ」や大手人材派遣会社の「パソナ」、メディア・インターネット広告・ゲーム事業を手がける「サイバーエージェント」等が、ハイブリッド勤務を導入しています。

多様な働き方を求める優秀な人材を確保するために、ハイブリット勤務を導入する企業はますます増えていくでしょう。

働きやすさの追求が進み始めている

ハイブリッド勤務が普及している背景には、働きやすさを追及する人が増えていることが考えられます。

特に都心部にオフィスがある場合、通勤時間が長かったり満員電車に乗ったり、従業員のワークライフバランスの妨げになる事象が多いです。そのような環境の中、働きやすい環境を求める人材を確保するために、テレワークを導入する企業が増えてきました。

しかし、完全にテレワークのみにしてしまうと、業務に支障がでたり社員同士の交流が失われたりするデメリットがあることも事実です。そのため、出社とテレワークを組み合わせたハイブリッド勤務を導入することで、従業員の働きやすさを確保しつつ円滑な企業活動も維持しようとする取り組みが広まっています。

ハイブリッド勤務導入のメリット

ハイブリッド勤務の導入には、企業側にとっても従業員側にとってもメリットがあります。ここからは、ハイブリッド勤務の代表的なメリットを3つご紹介します。

オフィスコストの削減

まず、ハイブリッド勤務を導入することで、オフィスコストの削減が期待できます。

ハイブリッド勤務で従業員の出社日をずらせば、今より小さいオフィスに移転しても業務に支障は出ません。小さいオフィスに移転すれば、毎月のオフィス賃貸料を抑えることができます。

また、賃貸オフィスではなくシェアオフィスに本社機能を移転すれば、さらなるコスト削減も可能です。その場合は、法人登記や郵便物の受け取りが可能なシェアオフィスを探しましょう。

また、リモートワークの場所を自宅やサテライトオフィスにすることで、通勤手当の削減効果もあります。遠距離通勤をしている社員が複数いれば、居住地近くや通勤ルートにサテライトオフィスを開設することで、企業全体で見た際の固定費を削減することも可能です。

生産性の向上

ハイブリッド勤務の導入は、従業員の生産性を向上させる効果も期待できます。

通勤時間を無くすことで従業員の負担を減らせば、今まで以上にパフォーマンスが向上するでしょう。また、各人がそれぞれ働きやすい環境を作ることで業務に対するモチベーションが上がり、クオリティレベルが向上する効果も見込めます。

また、リモートワークになれば、社員同士が無駄なおしゃべりをするなどのロスタイムを無くすことも可能です。あえてコミュニケーションする場を減らすことで業務に集中できる環境を作り、結果として生産性の向上させる手段としても、ハイブリッド勤務は有効と言えるでしょう。

ワークライフバランスの向上

ハイブリッド勤務の導入によってワークライフバランスが向上することも、従業員の視点から見ると大きなメリットです。

ハイブリッド勤務になれば毎日の通勤から解放されるため、従業員はプライベートな時間を増やせます。そのため、今まで以上に仕事にも家庭・趣味にも集中できるようになるでしょう。

また、企業側から見ても、ワークライフバランスを重視する優秀な人材を確保できる効果が期待できます。自宅近くで働ける環境は、子どもの送り迎えが必要な子育て世代や、自宅での介護が必要な管理職世代などにとって魅力的と言えます。家族のための時間を確保したい世代の入社を促す施策としても、ハイブリッド勤務は有効な手段です。

ハイブリッド勤務を活用するためには？

ハイブリッド勤務を効果的に活用するためには、いくつか意識するべきポイントがあります。ハイブリッド勤務は業務形態・勤務形態が複雑なので、導入時にそれらのポイントを適切に処理しておくことが重要です。ここからは、ハイブリッド勤務を導入する際に特に意識するべき点を3つご紹介します。

オフィス勤務とテレワークでできる業務を適切に分ける

まず、オフィス勤務とテレワークの双方に向いた業務を適切に振り分けましょう。

それぞれの企業には、オフィス勤務でなければならない業務もあれば、テレワークでも問題のない業務があります。また、全く出社しなくても問題ない部署もあれば、頻繁に出社しなければならない部署もあるでしょう。それらの業務を仕分け、ハイブリッド勤務導入後に業務が回るような仕組みを構築することが重要です。

具体的に考えると、デスクワークが主であるバックオフィス部門はほとんどテレワークで問題ないでしょう。一方、クライアント・顧客との打ち合わせが多い社員は、管理業務の際は自宅、商談時にはオフィス出社など柔軟な働き方が必要です。また、なにかを製造する部門や、物理的な商材の受発注・発送業務に従事する社員がいる場合は、オフィス出社を多くせざるをえません。

これらの業務が上手く噛み合うよう、ハイブリッド勤務後の業務フローを意識しておくことが重要です。

IOT機器の整備

テレワーク時の電子機器周りの整備も、ハイブリッド勤務導入の際には考えなくてはなりません。

従来型のオフィスでは、1つのネットワーク環境を使い、PCなどの電子デバイス管理も容易でした。しかし、ハイブリッド勤務導入後は、テレワーク時にも使えるネットワーク環境やPCを用意しなければなりません。また、これらの設備が業務に利用して問題ない状態かチェックする必要もあります。

例えば、Wi-Fi環境は各社員の自宅やサテライトオフィスの設備を利用する場合、セキュリティ対策が施されているか確認しましょう。加えて、業務用の電子デバイスはフリーWi-Fiにつながないなど、社員のセキュリティ意識を高める必要もあります。

また、ハイブリッド勤務の場合、業務用の電子デバイスを頻繁に持ち歩くことになります。これらの機器の取り扱いを誤ると情報漏洩に発展する可能性もあるので、予めルール作りをしておいた方が良いでしょう。

複合機の什器などは、出社時に利用すれば問題ないことがほとんどです。ただし、それらの什器を頻繁に使う業種の場合は、シェアオフィスをリモートワーク用のオフィスとするなどの対策をしましょう。

勤怠管理システムやワークフローシステムの活用 

勤怠管理システムやワークフローシステムも、ハイブリッド勤務導入時に検討しましょう。

毎日の出退勤時の打刻や有休申請など、これまでは物理的に行っていた勤怠管理のままだと、ハイブリッド勤務には対応できません。PCやスマートフォンから打刻できるシステムや、クラウド上で各種勤怠申請ができるシステムを導入し、従業員の労務情報を適切に管理できる環境を作るようにしましょう。

また、経費精算や各種業務の承認申請を行うワークフローシステムも導入しなければなりません。ハイブリッド勤務の場合、紙での申請のみだと業務に支障をきたします。場所を選ばず承認フローを流せるように、ワークフローシステムの導入はハイブリッド勤務導入時の必須事項です。

ハイブリッド勤務導入のための有効方法とは

ハイブリッド勤務の肝は、テレワークをどのように行うかにあります。ここからは、ハイブリッド勤務導入時のテレワーク方法について、「在宅勤務」「サテライトオフィス」の2つの方法をご紹介します。 

在宅勤務の適切な活用

在宅勤務の場合、テレワークのための場所を用意する必要はありません。そのため、従業員各人の自宅に仕事環境を構築できれば、比較的短期間でハイブリッド勤務を導入できます。

しかし、全ての従業員が、自宅に仕事環境を用意できるとは限りません。また、ネットワーク環境の構築やセキュリティ対策など、従業員にかかる負担も少なからずあります。これらの環境面のネックをどうクリアするかが、在宅勤務を適切に活用するポイントです。

具体的には、社員に対して情報セキュリティ対策を行ったうえで、「テレワーク手当」などの名目で環境構築を図ることとなります。一方、通勤手当は廃止し、出社時には「出張申請」などの名目で交通費を支給する企業が一般的です。また、電子デバイスについては業務のみに利用することを徹底し、プライベートな利用は禁止するなどのルール作りも行いましょう。

以上のことから在宅勤務の導入を進める場合は、自宅にテレワークに適した環境を構築できるかどうか、ハイブリッド勤務導入前に確認することがおすすめです。

サテライトオフィスの活用  

サテライトオフィスの場合、専用のネットワーク環境や什器を用意する必要があります。セキュリティ面を考えると在宅勤務よりは安心ですが、ある程度のコストが必要な点がデメリットです。また、少なからず通勤時間が発生するので、サテライトオフィスはなるべく立地の良い場所に開設すると良いでしょう。

サテライトオフィスを開設する場合は、通勤手当の支給額変更などのバックオフィス業務も必要です。経理部門や総務部門と事前に打ち合わせをし、処理に漏れがないようにしましょう。

シェアオフィスやレンタルオフィスを活用してサテライトオフィスを開設する

サテライトオフィスを開設する際、オフィスや什器を0から準備するのはコストがかかります。また、好立地のエリアで賃貸オフィスを借りる場合、多額の固定費が発生してしまう点もデメリットです。

そんな時は、シェアオフィスやレンタルオフィスを活用してサテライトオフィスを開設しましょう。シェアオフィスであれば、ネットワーク環境や什器は予め用意されているので、最低限のコストでサテライトオフィスを開設できます。1部屋単位や1エリア単位で借りられるので、情報セキュリティ対策も行いやすいです。

シェアオフィスの活用には、他社との交流が起こりやすいという副次的なメリットもあります。シェアオフィスを利用している企業は先進的な考え方である場合が多いので、自社に新しい文化を取り入れたい場合などには特におすすめです。

ハイブリッド勤務を活用して柔軟な働き方を実現しよう

ハイブリッド勤務は、オフィス出社とテレワークを掛け合わせた柔軟な働き方です。働きやすさを追及する人材が増えている中、企業の「出社してほしい」ニーズと従業員の「柔軟な働き方がしたい」ニーズの折衷案として、ハイブリッド勤務を導入する企業はますます増えていくでしょう。

ハイブリッド勤務を導入すれば、オフィスコストの削減、生産性・ワークライフバランス向上などさまざまなメリットがあります。一方、ハイブリッド勤務を導入する際は、事前に準備するべきポイントも多いです。特に、テレワークをどのように行うのかという点に関しては、ハイブリッド勤務を成功させる肝となります。在宅勤務をメインとするのか、サテライトオフィスを開設するのか、企業の実情に合わせて判断しましょう。

もしサテライトオフィスを開設する場合は、低コストで充実した設備が利用できる「シェアオフィス」を活用することがおすすめです。

ハイブリッド勤務に最適なVENTURE MAFIA

私たちANDSPACEが運営するシェアオフィス「VENTURE MAFIA」は、ハイブリッド勤務にも適しています。「VENTURE MAFIA 西五反田」は五反田駅から徒歩3分・大崎広小路駅から徒歩8分、「VENTURE MAFIA 東五反田」は五反田駅から徒歩4分・大崎駅から徒歩8分の好立地。都心にサテライトオフィスを開設したい企業に最適です。

また、個人単位で契約可能なコワーキングスペースも用意しているので、在宅勤務が難しい社員用のサテライトオフィスとしてもご利用いただけます。

ネットワーク環境や複合機などの什器、打ち合わせスペースや商談ブースを完備しているので、入居したその日からサテライトオフィスとしての機能を発揮できます。

五反田エリアは大企業からスタートアップ企業まで、サテライトオフィス開設の地として人気が高まっています。ハイブリッド勤務のために都心にサテライトオフィスを構える予定のある方は、ぜひ1度ご連絡ください。