会議室に必要なレイアウトやデザインとは？おすすめのデザインや設備を紹介

会議室は顧客や訪問者を向かい入れる場所であり、会社を代表する場所といっても過言ではありません。したがって、会議室を快適な空間に演出することは重要です。本記事では、会議室を快適な空間に演出するためのデザインや、設備を紹介していきます。

会議室レイアウトのポイント

利用者が快適と感じる会議室を設営するためにも、きちんとしたレイアウトを考えることが大切です。では会議室レイアウトのポイントについて詳しく解説をしていきます。

会議室の代表的なレイアウト

実際に会議室のレイアウトを考えようと思っても、どこから手を付ければいいか解らない方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、会議室の代表的なレイアウトを紹介していきます。

対面型

参加者同士がテーブルをはさんで対面する方式が対面型です。小規模の会議や会談などにおすすめのレイアウトで、参加者同士が顔を見ながら意見交流できるのがメリットといえます。

対面型を利用すれば、間にテーブルを挟むことによって適度な緊張感が生まれて、会議の効果を高めることも可能です。

しかし、参加人数の増加に伴って、テーブル両端に座っている参加者の距離が離れてしまい、討議しにくくなるデメリットがあります。また対面式のレイアウトはビジネスシーンだけでなく、お見合いや結婚の挨拶などのシーンでも活用され、横列には家族、同じ会社の社員などのメンバーが座ります。

<h4>島型</h4>

会議室内に複数のテーブルを並べて、それぞれの島を作る形式が島型です。会議の際には参加者はテーブルを囲むようにして座り、会議室内に複数の島を設ける場合もあります。

島型は4〜6人程度の会議や新人研修などに向いているレイアウトで、参加者同士が対等に議論しやすいのがメリットです。

島型のレイアウトは、島が点在しているような雰囲気からアイランド形式とも呼ばれ、時には島同士を繋いで臨機応変に活用することもできます。資料の共有や、メモを取ったりしやすいレイアウト方式です。

島型を利用する際には、島の配置に注意しながらテーブルを配置しましょう。会議に登壇者がいたり、プロジェクターを使用して会議する場合は、島の配置が均一であれば参加者同士が邪魔になって、視界の妨げとなる場合もあります。島型を利用する際には、前後の島を互い違いに配置するよう心がけましょう。

コの字型

テーブルをカタカナのコの字型に配置して、会議やプレゼンテーションなどのさまざまな用途で使用されているレイアウト方式がコの字型です。ディスプレイやプロジェクタースクリーン、ホワイトボードなどの会議に必要な周辺機器を、テーブルがない空間に配置していきます。プロジェクターをコの字の内側部分に設置して利用するレイアウトが一般的です。

またコの字型は、レイアウトの形式から司会者が会議を進行しながら参加者全員に意見を求める形式の会議でも多く使用されています。

しかしコの字型のレイアウトを利用すれば、コの字中央部にどうしてもデッドスペースが生じてしまうので、設営には広い部屋を準備しなくてはいけません。したがって、会議などでコの字型を用いるのであれば、参加人数などをしっかりと把握しておきましょう。

 ロの字型

カタカナのロの字にテーブルを配置するレイアウトが、ロの字型です。ロの字型を使用すれば、参加者同士がお互いに顔を見合わせながら議論できます。適度な緊張感が生まれるのが特徴といえるでしょう。

ロの字型は、主に中〜大規模の重要な会議などで利用されるレイアウトです。ロの字型はテーブル中央部がデッドスペースになるので、設営には広めの部屋が必要になります。

部屋のスペースがどうしても足りない場合には、全体の密集度が高くなってしまいますが、テーブル中央部のデッドスペースを埋めて使用するのもおすすめです。またロの字型はコミュニケーションを交わしたり、活発な意見交流を計る場面には適していません。よって、重要な会議などに最適なレイアウトだと認識しておきましょう。

教室型

学校の教室のように、テーブルと椅子を前方に向けてレイアウトする形式が教室型です。教室型は講義・セミナーや新人研修、講演会などに多く活用されています。学校の授業のように、講師が参加者に対して会議を進行していく形式には最適ですが、参加者の意見交換などには向いていません。

教室型は前方に複数のテーブルや椅子などを配置して、説明会などにも多く活用されているレイアウトです。また教室型では、参加者の視線の全てが演題上の講演者に向けられるので、講演型の会議に適したレイアウトといえます。講演会やセミナーの他、入学試験や資格試験などでも採用されているレイアウトです。

各参加者に適度なスペースも設けられるので、資料の確認やメモを取りやすいのもメリットといえます。

利用人数に応じて必要な寸法を確認する

前述部分で解説してきたように、利用人数によって会議室のレイアウトは異なっていきます。またレイアウト次第で必要な部屋の広さも変わるので、事前に利用人数などを把握しておくことが重要です。例えば4〜6人程度の小規模会議の場合は対面型、参加者が10名前後であれば対面型や島型などがおすすめといえます。

レイアウトが決まれば、利用に必要な部屋の寸法などの確認ができます。利用しやすい会議室の設営の見通しにもなるでしょう。

利用する什器が適切に配置できるか確認する

会議室の設営には、什器の設置が必須です。利用する什器が適切に配置できるかどうか事前に確認しておきましょう。什器の配置確認をするためにも、頭の中で大まかなレイアウトを考えながら什器を選ぶことが重要。

事前に部屋の寸法を計り、その寸法に合わせて利用できる什器を選択していきましょう。

会議室に利用する部屋を選ぶ前に什器を購入しないことも重要です。部屋が決まらず、正確な寸法がわからないのに什器を購入しても、物品が部屋に合わない場合もあります。また、什器を先に買ってしまい、什器に合わせた部屋を探すのは大変です。

会議室に必要なデザインとは？

最近はテレワークを活用する企業も増えており、フリーアドレスのようなレイアウトのオフィスも増えています。この現状に伴い、どこでもカジュアルミーティングが可能な環境が増えています。その反面、会議室の重要性も変化しています。

では、現在の情勢に適した会議室に必要なデザインには、どのようなものが挙げられるのでしょうか。

来客対応ができる清潔感のある会議室

来客時にはほとんどの場合、会議室で来客対応します。そして、ほとんどの時間を会議室で過ごしますので、会議室の印象がそのまま会社の印象になってしまうのです。

訪れた顧客の印象を少しでも上げるためにも、清潔感のある会議室をデザインすることが重要になります。清潔感を演出するためにも、白を基調にしてデザインすれば全体的な清潔感の演出が見込めるでしょう。

また、照明も明るめのモノを使用すれば、訪れた顧客に良い印象を与えることもできます。照明の方法も間接照明やペンダントライトなどを取り入れ、僅かな陰影を加えることでオシャレな空間を演出することも可能です。

シンプルかつ機能性の高いデザイン

最近は新型コロナウィルスの影響もあり、私たちを取り巻く働き方やビジネス環境も大きく変化しています。周囲の環境の変化に伴って、会議室も以前のようなデザインでなく、シンプルかつ機能性の高いデザインが求められています。そして最近はリモート会議なども普及していますので、社内や社外の顧客との円滑なコミュニケーションをとるため、ITツールなども重要視されているのです。

例えば会議資料やデータなどを分かりやすく掲示できるマルチスクリーンや、参考資料や会議のアジェンダを表示するためのサブスクリーンなどが挙げられます。また、多人数の意見などが必要な重要な会議で、参加者の増減にすぐに対応できるオブザーバー席や、プロジェクターやスピーカーなどのAV機器も機能性を重視するのであれば重要です。

貸会議室とは？

時間単位で借りられる、会議用の個室空間が貸会議室です。貸会議室は個人・企業に関係なく誰でも使用することができ、ビジネスをはじめさまざまな分野で使用されています。

貸会議室はレンタルスペースと混同されがちですが、レイアウトのバリエーションなどに違いがあります。一般的に貸会議室は会議だけでなく、さまざまな用途で使用できるシンプルな空間として利用可能です。

一方のレンタルスペースはダンススタジオや、キッチンスタジオなど用途が限定されていることが多いので、目的に合わせた利用方法のみに限定されてしまいます。

自由度の高さで選ぶのであれば、貸会議室のレンタルがおすすめです。

貸会議室を利用するメリット

貸会議室を活用すれば多くのメリットを得ることができます。例えば貸会議室は全国各地で増え続けているので、行きやすく集まりやすいのもメリットの1つです。特に最近はターミナル駅の徒歩での移動圏内に増えており、場所も分かりやすいので遠方から来てもすぐに来訪できます。

また、貸会議室を利用すればレンタル費用が発生しても、トータルで考えればコスト削減に繋がるのもメリットです。

貸会議室には椅子や机、プロジェクターやマイク、照明、ホワイトボードなどの会議に必要なほとんどの備品が揃っています。備品の購入コストも削減可能です。

必要な時だけ会議室をレンタルすればいいので、コスト削減に繋がると同時に、利用料金なども明確です。予算が計算しやすいのもメリットといえます。

会議の人数や会議形式次第で、最適な会場を選択できるのもメリットです。社内で会議室を保有していれば、必ず決まった会議室を利用することになるので、人数や会議形式を会場に合わせなければいけません。

貸会議室を活用すれば、状況に応じた会議室をレンタルできるので、目的に応じて会議室を選べます。

貸会議室を利用すれば、狭すぎて窮屈に感じたり、広すぎて物寂しく感じることもなく、満足度も向上していくことでしょう。

貸会議室を利用するデメリット

貸会議室には、メリット同様にデメリットも当然存在します。

会議室を頻繁に利用すればするほど、コストが高くなってしまうのがデメリットの1つ。限界までコストを抑えるためにも、会議のペースなどを見極めて自社の会議室と貸会議室のどちらを利用するかを検討しましょう。

自社の貸会議室で賄える場合はできるだけ活用し、どうしても自社で賄えない場合などは貸会議室を利用することで、経費の削減に繋がります。

貸会議室の利用では、仕事するスペースから移動しなくてはならないのもデメリットです。自社の会議室であれば、仕事の合間にすぐに会議に参加することも可能ですが、貸会議室が自社から離れていればすぐには参加できません。

このような事情から、会議に参加する人のなかには、会議に参加するのを嫌がる人がでてくる可能性もあります。

貸会議室には、会議に必要な一通りの機器が揃っています。しかし、会議に特別な機器が必要な場合や商品のプレゼンなどをするのであれば、運搬の手間がかかるのもデメリットです。場合によっては、貸会議室に持ち込めるものなどを制限している場合もあります。事前の確認が欠かせません。

居抜き物件やシェアオフィスを活用して専有会議室を安価に所有

安価で会議室を確保するためには、居抜き物件やシェアオフィスを活用するのもおすすめです。居抜き物件とは什器や設備、家具などが供えられたまま賃貸や売買に出されている物件のことを指します。

最初から必要な設備などが揃っているので、居抜き物件を借りて会議室として活用すれば、すぐに営業を開始することができます。

設備などを購入する必要がないので、初期投資もほとんどかかりません。一方のシェアオフィスとは、一つのオフィスを複数の企業がシェアして利用するオフィスを指します。シェアオフィスは、初期投資費用などがほとんどかからないのがメリットといえます。

居抜き物件が適している人

すぐにでも開店して営業を始めたい方などは、居抜き物件が適しています。理由として、前述でも解説したように居抜き物件を活用すれば、現状の設備や内装をそのまま使用できる点が挙げられます。

設備の購入や、内装などにもほとんど費用がかからないので、初期投資費用が少ない方にも最適な物件です。以前営業していた物件と同業種であれば、抱えていた顧客をそのまま引き継ぐこともできます。

シェアオフィスが適している人

シェアオフィスは1名から利用できる上に、少ない予算でオフィス環境を手に入れることができます。

顧客からの信頼性を得るために、自宅以外にオフィスを構えたい方は、シェアオフィスがおすすめです。一般的な賃貸物件を借りた場合は、初期投資の一環として敷金・礼金などを納付しなければいけません。

もちろん、入居時の内装の費用や、退去時の原状回復のための支払いなども請求されます。しかし、シェアオフィスを利用すれば、毎月の固定費用を支払うだけで、オフィス環境を手に入れることが可能です。開業当初で初期投資を限界まで抑えたい方にも、シェアオフィスは最適といえます。

まとめ

会議室は顧客の対応などを行う重要な場所であり、会社を表現している場所といっても過言ではありません。

会議室は顧客にとっても自分たちにとっても、快適な空間にしておきたいものです。しかし自社に理想的な会議室を作るには、多額の費用がかかってしまいます。

また、貸会議室などをレンタルしても利用の度に費用がかかってしまい、負担も大きくなってしまいます。そこでおすすめなのが株式会社AND　SPACEが提供しているシェアオフィス、VENTURE MAFIAです。VENTURE MAFIAには新規事業担当者・スタートアップ・エンジニア・クリエイター・デザイナーなど、さまざまな職種が集まり、お互いに新しい働き方を共創しています。

また、優れた機能性・デザイン性を持つシェアオフィスを提供していますので、自社の会議にも大いに活用できます。自社の会議の場所決めに悩んでいる担当者の方などは、株式会社AND　SPACEが提供しているシェアオフィス、VENTURE MAFIAをぜひご利用ください。