フレキシブルオフィスとは？活用するメリットや活用事例、シェアオフィスオフィスなどとの違いを解説

フレキシブルオフィスに対して、最近注目が集まっています。なぜ多くの企業が注目しているのか、注目し始めたのか。フレキシブルオフィスのメリットや、シェアオフィスやコワーキングスペースとの違いも合わせてご紹介します。

また、フレキシブルオフィスの具体的な活用事例も載せておくので、あなたの会社の状況と比べてみてフレキシブルオフィスを導入するメリットはあるのかご検討ください。

フレキシブルオフィスとは？

「フレキシブル」は「柔軟な」と訳すことができ、一般的な賃貸オフィスと比べて柔軟な使い方ができるオフィスを指します。フリーランスや起業家、企業の社員などさまざまな人が使用できるオフィスで、オフィスの広さや契約期間を柔軟に変更できるのが特徴です。

付帯するサービスや業務を進める上で必要になる設備、支援が利用できるフレキシブルオフィスもあり、形態が多岐にわたるためオフィスごとに特色があります。

フレキシブルオフィスに注目が集まっている理由

ザイマックス総研が2022年1月に実施した「フレキシブルオフィス市場調査2022」によると、東京23区内にフレキシブルオフィスは1,080拠点存在し、総面積は21.4万坪です。5年前の2017年は239拠点、5.1万坪であることを考えると、急激に増えていることがわかります。

フレキシブルオフィスの市場動向について詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください
https://shareoffice.and-space.jp/office_trend/

フレキシブルオフィスが注目されている理由には、次のような要因が挙げられます。

起業家やフリーランスが増加している

起業家やフリーランスが増え、状況に合わせて柔軟に使えるフレキシブルオフィスを活用する人が増えたためです。

株式会社東京商工リサーチが2022年5月に発表した「2022年「全国新設法人動向」調査」によると、2021年は約14.5万社の法人が新設されており前年比は10.1%増です。

また、ランサーズ株式会社が2021年3月に発表した「フリーランス実態調査2021」では、2021年にフリーランスで働いている人数は約1,670万人です。日本の労働人口の24%に当たります。多くの企業で副業が解禁となった2018年と比較して、500万人以上増加しました。

起業したばかりの会社では、従業員の数や必要となるデスクの数が往々にして不安定なので、急な人員増減に対応しやすいフレキシブルオフィスの方が、都合が良い場合が少なくありません。フリーランスもオフィスが必要な時だけスポットで利用する方法も好まれています。

ベンチャー企業が増加している

新しい事業やビジネスモデルなどに挑戦するベンチャー企業が増えていることも、フレキシブルオフィスが注目される要因です。

経済産業省が2022年5月に発表した「令和3年度大学発ベンチャー実態調査」によると、2021年度は3,306社の大学発ベンチャー企業が存在しています。2020年度は2,905社で400社近く増えていることがわかります。

大企業と比べて会社の規模が小さいことが多く、関わる人や場所も流動的です。そのため、状況に合わせてオフィスの規模を変更しやすいフレキシブルオフィスを利用する企業も増えています。

BCP対策としての需要が増加している

BCP対策とは、大規模な自然災害や感染症の流行などに備え、事業が継続できるような対策をすることを指します。以前は、それぞれの事象に対し個別に対応する理念が支配的でしたが、Business Continuity Plan（事業継続計画）では、多様なリスクに対する包括的な対応を目指しています。

フレキシブルオフィスを活用しオフィスや拠点を分散させることで、ある拠点一箇所で感染症が流行したり、自然災害などで業務の継続が難しくなった場合でも、他のオフィスでは業務を進めることができます。

分散型オフィスの需要が高まっている

分散型オフィスとは、1つのオフィスに社員が全員集まるのではなく、自宅やフレキシブルオフィスを活用し、複数の場所に分かれて働くオフィスの形態を意味します。オフィスを分散させることで、地方の優秀な人材を確保することも可能です。通勤時間の短縮など、「働き方改革」にもつながるでしょう。

オフィスを分散させ社員が通勤しやすいオフィスを使用することで、通勤にかかる負担を減らすことができます。

また、全ての社員が通勤しやすいようにと都心に集約型オフィスを設置していた場合は、郊外や地方に分散させることで、オフィスにかかるコストの削減も可能です。

フレキシブルオフィスを活用する4つのメリット

これまで説明した通り、近年様々な理由でフレキシブルオフィスの人気が高まっています
フレキシブルオフィスが活用される理由として、次のようなメリットがあります。

初期費用や賃料が安い

一般的なオフィスを借りる際は、敷金・礼金などがかかる上、内装工事のために実際に使い始める数ヶ月前から借りる必要があります。フレキシブルオフィスであれば、敷金・礼金などは不要または一般的なオフィスより安く抑えることが可能です。

また、フレキシブルオフィスは従業員や必要なデスク数に合わせた拡張が簡単にできます。事業拡大により人員増加が考えられる場合でも、余裕を持って広いオフィスを借りておく必要もありません。そのため、賃料が安く抑えられます。

オフィス什器や設備を完備している

フレキシブルオフィスでは、内装やデスクなどのオフィス家具、Wi-Fiや共用のプリンターなどのオフィス機器が具備されており、すぐに業務が始められます。

また、水道・光熱費も使用料金に既に含まれていることが多く、新たに開通・契約のための手続きや工事を行う手間を省略できます。

契約期間などを柔軟に設定できる

フレキシブルオフィスは、社員1人からでも利用できます。また、空きがあれば即日で契約し、すぐに使い始めることも可能です。

契約期間は最短で1ヶ月から利用できることが多く、時間利用制度があるところでは、1時間から利用できる場合もあります。また、複数のフレキシブルオフィスを展開している事業者ならば、入居・賃契約をしている施設以外でも、関連施設のラウンジ等の施設が利用できるケースがあります。

入居までの手続きが迅速かつ簡略化されている

一般的には、賃貸オフィスを契約する場合は複数の手続きがあり、すぐには契約完了できません。さらに、内装工事なども考えると入居までに時間がかかります。

フレキシブルオフィスでは手続きは簡略化されており、迅速に進められるので、最短で即日入居できる場合もあります。また、オフィス以外に会議室などを追加で利用する際も契約者専用ページで予約し、賃料と合算して請求されるなど、オフィスの利用や支払いに関する手続きが少ないのがメリットです。

フレキシブルオフィスの活用事例

では実際にフレキシブルオフィスがどのように活用されているのか、事例を3つご紹介します。

都市型サテライトオフィスとしての利用

サテライトオフィスは、「企業や団体の本拠地から離れた場所に設置されるオフィス」と定義されています。サテライトオフィスには郊外型、地方型など形態が様々にありますが、都市型サテライトオフィスには次のような利用目的があります。

都市型サテライトオフィスの利用目的

• 地方、郊外に本社を構える企業が都心の営業所として利用
• 交通アクセスの良い場所に設置し、営業の社員が仕事をしやすくする

NECでは、女性プログラマーが出産を機に退職してしまうことへの対策として、都市型サテライトオフィスを設置して通勤の負担を減らすことを決定しました。2017年以降は全社規模でテレワークを実践しており、サテライトオフィスにはフレキシブルオフィスを活用しています。

リモートワークによるオフィスの縮小

新型コロナウイルスと、その集団感染に因むコロナ禍の影響も大きいですが、2020年以降、テレワークで働ける企業が増えてきました。オフィスでは空席が目立つようになったため、企業はオフィスを縮小したいと考えるようになりました。

しかし、本社機能があるため、オフィスを完全になくすことはできません。そこで、フレキシブルオフィスを使って、出社する必要がある席数のみを用意し、コストを削減するという対処方法をとった会社が多くありました。

全国に直営店のあるアパレル企業では、自宅でのテレワークに加え、直営店の事務所スペースをサードプレイスオフィスとして使えるようにしました。都心の本社は固定席を空いている席があればどこを使ってもよいというフリーアドレス席に変更し、執務スペースを減らしています。

オフィスの無駄が減り、店舗へ投資ができるようになったことが大きなメリットです。

開業の拠点としての利用

一般的な賃貸オフィスを利用すると、内装や設備などのために大きな初期投資が必要です。開業する際にはオフィスのための初期投資が負担となります。また、事業の急成長が想定されるため、現状よりも広めのオフィスを借りる傾向があることも、オフィス賃料が開業の負担になる要因です。

フレキシブルオフィスでは現状に即した席数を確保し、従業員が増えたときに席数を増やすことが可能です。また、内装や設備を用意する必要もないので、大きな初期投資が不要になります。

さらに、フレキシブルオフィスにはさまざまな企業の人が働いています。交流会を開いているフレキシブルオフィスもあり、人脈を広げ多くの人の意見を聞く機会を得られます。

シェアオフィスやコワーキングスペースなどとの違い

フレキシブルオフィスと似た言葉に、シェアオフィスやコワーキングスペースという言葉があります。違いや使い分けをご紹介します。

シェアオフィスやコワーキングスペースの総括としてのフレキシブルオフィス

フレキシブルオフィスとはシェアオフィスやコワークングスペースなど、柔軟な使い方ができるオフィスの総称として使われます。フレキシブルオフィスとまとめられるものの中には次のものが含まれます。

• シェアオフィス……複数の企業や個人でシェアして利用するオフィス。付帯サービスがあり、共用施設が充実している
• コワーキングスペース……フリーアドレス制のオープンなワーキングスペース
• レンタルオフィス……さまざまな広さの個室があり、占有スペースが持てる
• バーチャルオフィス……自宅をオフィスとしている個人事業主やフリーランスの人が低コストで住所を借りられる

シェアオフィスは受付やアメニティなどのサービスを利用でき、業務を進めやすいのが特徴です。また、会議室やラウンジなどの共用施設が充実しています。

コワーキングスペースはフリーアドレス制、レンタルオフィスでは個室を占有できるのが特徴です。

フレキシブルオフィスの活用方法は様々

フレキシブルオフィスは柔軟な対応に適しているため、活用方法はさまざまです。活用する際には、「なぜフレキシブルオフィスを使いたいのか」という目的を考えた上で、次のようなポイントに注目してオフィスの種類を選ぶと良いでしょう。

• 利用人数、必要となる広さ
• アクセスの良さ
• 自社に合っているオフィスの種類
• 利用できるサービス

会社がどのような目的でフレキシブルオフィスを使いたいのかによって、必要になる広さや席数、立地や種類などが変わります。自社の立場から想定した、フレキシブルオフィスの利用目的に合ったものを選びましょう。

また、一般的な賃貸オフィスを選ぶときとの違いは、会社としての未来を見据えながらもオフィスは現状に即したものを選んでよいという点です。3ヶ月後に従業員を増やす予定でも現状の人数で使いやすい契約を選べます。

フレキシブルオフィスの特徴を理解して活用しよう

フレキシブルオフィスとは、シェアオフィスやコワーキングスペースといった複数の人や企業で、1つの事業所を使う形態のオフィスの総称です。次のような特徴があります。

• 初期費用や賃料が安い
• オフィス什器や設備を完備
• 契約期間などを柔軟に設定可能
• 入居までの手続きが迅速かつ簡略化されている

また、複数の企業で働く人が同じスペースを共有するため、次のような点には注意が必要です。

• 情報漏洩に注意
• 大きな設備や大量の在庫は持ち込めない

情報漏洩については、個室に鍵をかけることはできても、電話の音声や持ち歩いている資料から情報が漏洩するリスクがあるので、特に気をつけます。

フレキシブルオフィスを利用する際は、特徴を理解し会社の状況に合わせて活用しましょう。

VM紹介

VENTURE MAFIAは五反田に2ヶ所あるフレキシブルオフィスです。オフィスタイプは以下の4つになります。

• シェアオフィス……個人でも法人でも利用可能。1~50名で利用できる
• コワーキングオフィス……住所や専用ロッカーの利用が可能。登記もできる
• バーチャルオフィス……住所を利用でき、郵送物の転送も可能

VENTURE MAFIAの2つのオフィスは、どちらもJR五反田駅から4分以内とアクセスがよく、従業員の通勤だけでなく来客時にも便利です。

ラウンジや会議室、テレフォンブースもあるので、気軽な相談から本格的な会議までオフィスと同じビル内で行うことができます。また、受付があり平日日中はスタッフが対応します。来客や郵送物の受け取りの対応に業務に集中できます。

契約開始時から住所の利用ができ、登記や銀行登録、Webサイトへの表記も可能です。

初期費用は入会金のみで、月額利用料の1ヶ月分です。また、契約期間は6ヶ月でオフィスの運用形態の変化に柔軟に対応できます。入会申込から利用開始までは約1週間で、内覧も可能です。

フレキシブルオフィスを探している方は、ぜひ　VENTURE MAFIAをご検討ください。

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