フリーアドレスとは？オフィスでの導入メリット・デメリットや導入手順について解説

テレワークを導入している場合や営業などで席を外す社員が多い企業では、社内の空席が気になるという方もいるでしょう。そんなときは、フリーアドレスを導入して社内スペースの効率化を図ってみてはどうでしょうか。フリーアドレスは、社員の交流が活発になるなどの社員にとってのメリットもあります。今回は、シェアオフィスを使ったフリーアドレスの導入や、ABWという働き方についてもご紹介します。

そもそも「フリーアドレス」とは何か？

フリーアドレスとは、社員が自分の専用席を持たず、自由に席を選択して働くことのできるオフィスの形です。

従来のオフィスのスタイルとして一般的なのは、社員それぞれにデスクを割り当て、常にその場所、そのデスクで働く形です。それに対しフリーアドレスのオフィスでは、テーブルとイスが用意されており、各自が業務内容などに合わせてテーブルを選び業務を進めます。

デスクトップのパソコンや有線のインターネット回線が必要な場合は、フリーアドレスで業務を行うのは難しいです。しかし、社内にWi-Fi環境が完備されておりノートパソコンで業務を行える場合は、フリーアドレスでも業務を進められるでしょう。

また、フリーアドレスは社員がどこにいるのかがわかりにくいため、紙の書類を対面でやりとりすることが多い企業はフリーアドレスに向いていません。ペーパーレスでも業務を進められる企業がフリーアドレスに向いていると言えます。

フリーアドレスを導入している企業では、荷物をおいておけるよう、ロッカーが用意されているケースもあります。

「こんな場合はフリーアドレス導入を検討しましょう」

次のようなときは、フリーアドレスを導入しやすく、フリーアドレスのメリットを享受しやすいです。

• ペーパーレスが進んでいる
• テレワークをしている社員が多い
• ノートパソコンやタブレットで業務を行っている

ペーパーレスやテレワークが進んでいる企業では、フリーアドレスを導入する際の社員の負担が少ないです。また、ノートパソコンやタブレットで業務を行っている場合は、パソコン等の買い替えが不要で、フリーアドレス移行時の設備投資が少なくすみます。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスを導入すると、下記のようにさまざまなメリットがあります。

オフィススペース効率化

従来のようなオフィススタイルでは、従業員全員に対し専用デスクが必要でした。しかし、リモートワークや出張・外出などにより、日常的にオフィスの空席が目立つこともあります。

フリーアドレスでは従業員全員のデスクは必要なく、空席の解消が期待できます。部署やそれぞれの業務内容によってリモートワークの導入しやすさに差があり席数を減らしにくい場合でも、フリーアドレスにすることで全体の席数を減らしオフィススペースの効率化が可能です。

オフィス移転による固定費の削減ができるほか、空いた場所をフリースペースやミーティングスペースにするなどして、コミュニケーション促進などに活用する方法もあります。

また、従業員数が変化しても対応しやすいのもメリットです。

働く環境の改善

フリーアドレスを導入することで、リモートワークやデジタルツールの活用を促進させることもできます。

フリーアドレスを導入することでオンライン上のやりとりの方が便利になり、ペーパーレスやオンラインのビジネスチャットなどの利用が進みやすくなります。デジタルツールの活用が進むことで、リモートワークへの抵抗が少なくなることも特徴です。

働く環境が改善し、さまざまな働き方に対応しやすくなるでしょう。

部署や会社を超えたコミュニケーションの促進

フリーアドレスでは、さまざまな人と空間を共有することになります。ちょっとした声かけから新たな人間関係が生まれることもありますし、「ミーティングスペースを使うほどではないものの、打ち合わせをしながら業務を進めたい」というときにも便利です。

部署や会社を超えたコミュニケーションから、新しいアイデアが生まれる可能性もあります。

フリーアドレスのデメリット

フリーアドレスにもデメリットがあります。マイナス点についても理解した上で、導入を検討しましょう。

誰がどこにいるかわかりづらい

フリーアドレスは席が固定していないため、誰がどこにいるのかわかりづらいのがデメリットです。同じ部署やチームのメンバーが近くの席に座っていれば、すぐに近くの人に確認を取ることも可能でした。しかし連絡したい人の席がわからないと、コミュニケーションツールを使ったり、フロア内を探したりして連絡を取らなくてはいけません。

紙の書類でやり取りしている場合、確認に時間がかかるようになり、お互いの仕事の進捗状況もわかりにくくなります。

自分の環境を固定化できない

フリーアドレスは働く環境が固定化できないため、次のようなデメリットがあります。

• 毎日、違う人が近くにいるため集中できない
• 就業時にデスクの荷物を全て片付けるため、環境を整えられない

席が固定ではなく、近くにいる人が毎日変わるため、落ち着かない、集中できないと感じる人もいるかもしれません。

また、業務に必要なものでもデスクでは保管できず、毎回片付ける必要があります。使用頻度が低いツールはロッカーにしまったままになる例もあり、必要なときに環境が整っていないことがストレスとなる人もいるでしょう。

フリーアドレスの導入手順や注意点

ここからは、フリーアドレスを導入する際の手順や注意点をまとめます。

フリーアドレス導入の手順

フリーアドレスを導入する際に、どのような手順で準備を進めるのか解説します。

現在のオフィスで導入するか、新しいオフィスを契約するかを決める

現在のオフィスのままフリーアドレスを導入するのか、オフィスを移転し新しい場所で導入するのかを検討します。移転するかどうかは、フリーアドレス導入の目的や自社の状況を意識して決めるとよいでしょう。

一般的にフリーアドレスを導入する際は、営業やマーケティングなどフリーアドレスに移行しやすい一部の部署のみで導入します。フリーアドレスに移行しやすい、固定席が向いている部署や職種には、次のような特徴があります。

• フリーアドレスに移行しやすい……出張や会議が多い、ノートパソコンやタブレットで業務が行える
• 固定席が向いている……紙の書類や現物・サンプル資料を多く扱う、個人情報を扱う

フリーアドレスに移行する席数が多い場合は、オフィスの移転を検討するのもよいでしょう。その際は、移転のための大きなコストが一時的にかかることは覚えておきましょう。

座席数の決定

座席数は「座席設定率」を元に決定します。座席設定率はフリーアドレス対象者の中で、同時に出社する人数や座席が必要になる人数から割り出します。

例えば、フリーアドレス対象者が40人、座席設定率が70％であれば、必要な座席数は40人×70％＝28席です。

座席の運用方法決める

フリーアドレスにおける座席の運用方法は主に以下の2種類で、それぞれに特徴があります。

• 完全フリーアドレス
  • 空いている席の中で、どの席でも利用可能
  • さまざまな人とのコミュニケーションが生まれる
  • チーム内の連携が難しくなることも
• グループアドレス
  • チームや部署ごとにエリアを限定し、指定の範囲内で席を選ぶ
  • チームや部署ごとの連携を取りやすい
  • 1つの部署のみで導入する場合はグループアドレスになる

グループアドレスの方が従業員の心理的ハードル低く、導入しやすいです。

デスク等、オフィス家具・ツールの選定

固定席の場合は、通常1人につき1台のデスクを用意しますが、フリーアドレスでは次のような選択も可能です。

• 複数人で使える大型デスク
• 人数の増減に対応しやすい連結可能なデスク
• レイアウト変更がしやすいキャスター付きデスク

オフィスのレイアウトや、コミュニケーションの取りやすさ、使用人数の変化などがあっても、長期的に運用しやすいものを選びましょう。

また、職場環境を整えるためのツールも重要です。

• パソコンや書類などを収納するためのロッカー
• かばん等をデスク脇におくための棚
• 文具などの共有収納庫

フリーアドレスではデスクに収納ができないので、ロッカーを充実させたり、デスク脇に棚を置いたりして、荷物の管理がしやすい環境を整えます。また、文具は共有できるように収納庫を用意し、各自が必要なものを必要なときに使えるようにします。

フリーアドレスを導入したために不便になってしまうことがないよう、工夫が必要です。

フリーアドレス導入時に意識するべきポイント

フリーアドレスを導入するときには次の2点を意識しましょう。

コミュニケーション促進の方法を工夫する

フリーアドレスを導入する際に意識したいのは、コミュニケーションが促進するよう工夫をすることです。

フリーアドレスを導入すると、チームの連携がしにくくなる場合があります。チーム内の連絡が取りやすいよう、コミュニケーションツールの導入を検討しましょう。

また、席が近くになった人とすぐにコミュニケーションが生まれるとも限りません。リフレッシュコーナーなどを充実させて、社内の人と気軽に交流できる場所を設けるようにします。

業務フローの見直し

フリーアドレスを導入する前に、業務フローを見直します。

• ペーパーレス化を進める
• 業務管理ツールなどの導入
• 郵便物や電話取次ぎの方法を決める

フリーアドレスは紙の書類との相性がよくないので、なるべくペーパーレスを進めるようにします。同時に業務管理ツールなどを導入し、チームや部署内で業務の進捗状況を確認しやすいフロー作りをします。業務に必要な資料やツールをクラウド化すると、リモートワークの人ともやりとりがしやすいです。

また、取引先との関わりで郵便物や電話の取次が発生することも考えられます。全社で統一のフローを作成し、周知を徹底しましょう。

フリーアドレス導入にシェアオフィスがおすすめな理由

オフィス移転も視野に入れてフリーアドレスを導入しようと考えている方には、シェアオフィスがおすすめです。下記より、その理由を詳細に解説します。

ワークスペースに必要な設備が整っている

フリーアドレスを導入すると、デスクなどのオフィス家具や通信環境を準備したり、社内のレイアウトを変更したりしなくてはいけません。一時的にコストがかさむため、導入が難しいと考える企業もあります。

シェアオフィスなら、フリーアドレスのワークスペースに必要な設備は全て整っています。オフィス家具やWi-Fiだけでなく、Web会議や電話ができるブースや、ラウンジやドリンクコーナーなどのリフレッシュスペースがあるシェアオフィスもあり、大きな初期投資をすることなくフリーアドレスが導入可能です。

固定席とフリーアドレススペースを併用できる

シェアオフィスでは、フリーアドレススペースと固定席の両方を提供している場合があり、それぞれの良さを活かしたオフィス作りが可能です。

シェアオフィスを使えば、業務内容としてフリーアドレス導入が難しい部署でも導入しやすくなり、人数変更にも対応しやすくなります。

他社とのコミュニケーションが可能

さまざまな人と交流をすることが、新たなアイデアを生み出すきっかけとなることもあります。

シェアオフィスをフリーアドレスで利用すれば、隣で他社の方が業務をする可能性があります。何度か会う機会があればリフレッシュスペースで話をすることもあるでしょう。

「新しい考え方や技術を取り入れたい」「人脈を広げたい」「異業種のことも知りたい」と考えている人には、シェアオフィスのフリーアドレススペースを利用してみましょう。

フリーアドレスの先？新しい働き方「ABW」とは？

ABWとはActivity Based Workingの頭文字で、業務内容に合わせて社内、社外を問わず自由に働く場所を選ぶ働き方です。フリーアドレスは「社内で自由な席を選ぶ」という考え方ですが、ABWは自宅やカフェ、サテライトオフィスなど、さまざまな場所が選べます。

集中して作業をしたい時はオフィスで、新しいアイデアを生み出したいときはカフェで、遠隔地に住む従業員は自宅でなど、働き方の選択にも繋がり、従業員のモチベーションアップにもなります。

企業にとっては、オフィスへの出勤者の減少によるコスト削減や、優秀な人材の獲得につながる点がメリットです。拠点となる本社の他に、複数のシェアオフィスをサテライトオフィスとして利用している例もあります。

フリーアドレスに対応できる企業であれば、ABWへの対応も比較的しやすいでしょう。

詳しくはこちらの記事をご参照ください。

まとめ

フリーアドレスとは、社内の席を固定せず、自由な席で業務を進められるオフィスの形です。オフィスのスペースを有効活用でき、部署やチームを超えたコミュニケーションの促進が期待できます。また、フリーアドレスを導入するためにはさまざまなデジタルツールを導入するケースが多く、ペーパーレスが進むなど、働く環境が改善される例もあります。

オフィスの移転も視野に入れながらフリーアドレスの導入を考えている場合には、シェアオフィスの利用がおすすめです。Wi-Fi環境やオフィス家具など仕事に必要な設備が整っている上、固定席とフリーアドレススペースの併用なども可能です。また、レイアウト変更や設備投資などの大きな初期費用をかけずにフリーアドレスに移行できます。

またシェアオフィスは、社外を含めて働く場所を選択する「ABW」にも、適しています。新しいオフィスの形であるフリーアドレスを導入して、社員の働き方の見直しやモチベーションアップを図ってみてはどうでしょうか。