テレワークの普及でオフィスは不要になったのか？オフィスの役割や用意すべきツールを解説
2022年8月2日
目次
テレワークの普及オフィスは不要になったのか
テレワークが普及し、オフィスに出社する機会が減りました。このまま完全にテレワークで働ける状況になった場合、オフィスは不要になってしまうのでしょうか。テレワークが広まる中でのオフィスのあり方の変化についてご紹介します。
オフィスの役割は変化しているが依然としてオフィスは必要とされている
テレワークというと、自宅で働くことと考える人も多いと思います。しかし、実際に自宅で仕事をするのは難しいことです。そもそも、自宅はくつろぐことを前提に作られており、リラックスできるスペースを追求しています。
例えば、ダイニングテーブルで業務を進めようと考えた場合、ダイニングチェアは長時間座ることを考えてデザインされていません。また、家族がいる場合は導線をふさいでしまうこともあり、お互いに不便さを感じてしまうでしょう。
コロナによるテレワークの急激な拡大時には、自宅ではテレワークがしにくいということで自宅以外でテレワークができる環境を探す人も多くいました。カフェやファミリーレストランでは多くのテレワーカーが集まり、カラオケ店などでテレワーカー向けプランの提供も増えました。
自宅でテレワークをする場合、テレワーク環境を整える必要があり、自宅の中に小さなオフィスを作ったという人もいます。
テレワークが普及する以前のオフィスの役割とは違うかもしれませんが、業務を行うための場所をオフィスと考えるのであれば、オフィスは必要とされているのです。
テレワークの普及でオフィスはどう変わったのか？
現在、テレワークを推進している企業では、コロナ禍以前からテレワークの推進に積極的だった企業も多いです。そのような企業でもオフィスは残されており、今後も完全になくなることはないと考えられています。
オフィスのあり方は変化しており、「業務上必要な時に、いつでも利用できる場所」と捉えられています。そのため次のような変化が見られました。
- オフィスの縮小
- オフィスの移転
同時に人が集まることが減り、フロアを1つ減らすなどオフィスの縮小をした企業があります。オフィスの縮小により賃料や光熱費などコスト削減が実現しました。
また、毎日出社せずに必要な時だけ訪れれば良いということから、オフィスを郊外に移転した例もあります。オフィスを移転することで、オフィスの広さは維持したままコストの削減に成功しています。
従来は企業側が「オフィスは必要なもの」と考えて準備していましたが、テレワークの普及で社員個人が「今、オフィスは必要なのか」を判断し利用する時代です。
テレワーク時代のオフィスの役割とは
テレワークが進む時代でオフィスの担う役割は変化しました。テレワーク時代のオフィスに求められている役割をご紹介します。
機密情報を保管する場所
オフィスには、機密情報の保管場所としての役割があります。デジタル化が進み多くの機密情報をデータとしてクラウド上で保管している場合でも、バックアップのデータをオフィス内で保管している例も多いです。
また、全ての機密情報がデータ化できるわけではありません。契約書などは書面で交わしている場合もあり、保管しておく必要があります。
オフィスがあれば、機密情報をルールに則って管理することが可能です。さらに、社員が必要だと感じればいつでも閲覧できます。
オフラインで行う必要がある業務の遂行のため
テレワークでは行うことができない業務もあります。
- 郵便物への対応
- 領収書や請求書に関する業務
- 監査等の書類の確認
- 書類への押印
- 社内システムへのアクセス
テレワークが主流になっても会社に郵便物が届きます。また、領収書や請求書などの経理に関わる業務や監査など、デジタル化されていない紙の書類でのやりとりが続いていることもあります。そのような場合には出社しての対応が必要です。さらに、一部企業では押印の廃止が進んでいますが、商習慣として押印が廃止できずに出社して対応している例もあります。
セキュリティ上、社内のパソコンからしかアクセスできない設定になっている社内システムがある場合は、オフィスでの操作が必要です。
コミュニケーションを促進するための場
オンラインでのコミュニケーションのみでは、円滑にコミュニケーションが取れないと感じる場合があります。コミュニケーション促進としては、以下の2つに分けて考えることが大切です。
- 社員とのコミュニケーション
- 顧客、取引先とのコミュニケーション
社員とのコミュニケーションにおいてオフィスには以下のような役割があります。
- 社員同士の様子を確認し、気軽なコミュニケーションが取れる
- 新入社員などをオフィスにいる社員がフォローできる
- こまめにコミュニケーションを取った方が仕事の効率が良い人がいる
同じ空間にいることで、チームワークが生まれ、社員同士がお互いのことを気にかけながら働くことができます。すれ違いざまに進捗情報を共有したり、お互いに励ましあったりもできるでしょう。また、些細な表情から困っていることがわかるため、フォローがしやすいです。
新入社員など、自分だけでは業務を進めることが難しい場合、テレワークでは上司の状況がわからず、声をかけるタイミングが難しいといった声も聞きます。オフィスであれば周囲の人の状況を一目で確認でき、声をかけやすいでしょう。上司からも声がかけやすく、適切なタイミングでフォローをすることで、お互いの時間を有効に使いながら業務についての知識や経験を増やしていくことが可能です。
また、テレワークが向かない人もいます。他人の目があった方が業務に集中しやすい人や、こまめにコミュニケーションを取って確認しながら業務を進めたいといったタイプの人です。
顧客や取引先とのコミュニケーションにおいては、コミュニケーションの頻度が低く、オンラインでは相手の考えていることが伝わりにくいといった傾向があります。そのため、オンラインではなく対面で話し合いたい場面もあるでしょう。社外とのコミュニケーションのためにも、オフィスがあると便利です。
オフィスが完全になくなってしまった場合、会場選び・施設予約の業務が発生します。オフィスがあれば、会場を決める手間もありません。
適切にテレワークを実施するために必要なこととは？
オフィスで対面で働くメリットもありますが、テレワークが終わった後も完全に対面による業務の進め方に戻ることはないでしょう。今後はテレワークとオフィスの良さを融合させた働き方が求められます。
快適にテレワークを実施するために必要なことをご紹介します。
オンライン会議などに適したツールを用意する
メールや電話、チャットでは表情や身振りが見えず、相手の様子がわかりにくいです。離れた相手とも円滑にコミュニケーションが取れるオンライン会議ツールを用意しましょう。
オンライン会議ツールとは、インターネット上で音声や映像をやりとりするツールです。アプリをダウンロードすることで簡単に使用できるものが多く、パソコンだけでなくスマホやタブレットからも利用できます。
画面共有機能を使用して一緒に資料を見ながら話すことも可能で、情報の共有がしやすいです。また、会議として使用するだけでなく、ちょっとした雑談タイムをオンライン会議ツール上に設けて、社員のコミュニケーションの場としている企業もあります。
オンライン会議ツールにはさまざまな種類があるので、料金形態や同時に使用できる人数、対応しているデバイスなどから選ぶと良いでしょう。
オンライン会議ツールは、通信が安定せずに社外の人とのやりとりでは不安があるといった方には、テレビ会議ツールも検討してみましょう。テレビ会議ツールには専用の回線や機器が必要ですが、接続が安定するメリットがあります。初期費用やランニングコストが高額になるといったデメリットがあるので、導入前にコストについて詳しく確認が必要です。
テレワークに適したワークスペース環境を用意する
テレワークでは環境の整備が難しいという課題もあります。テレワークに適したワークスペースの条件には、次のようなアイテムやツールが必要です。
- 業務に集中できるスペースの確保
- パソコンやプリンターなど機器の充実
- 安定して通信できるインターネット環境
まず、確保したいのが業務に集中できる場所です。自宅でテレワークをする場合は、「仕事をする場所」を設けて仕事とプライベートを切り替えられるようにします。専用のデスクやチェアを用意したり、リビングの一角にパーティションを使って個室を作るキットを利用する方法もおすすめです。
パソコンやプリンターなどの業務に必要な機器の充実も大切です。テレワークにすると業務がはかどらないという状態では生産性が下がってしまう可能性がありますし、機器が足りずに作業ができない場合には結局オフィスへ出社することになります。必要であれば会社で支給することも考えましょう。
さらに、自宅でテレワークを行う場合、安定したインターネット回線があることが前提となります。オンライン会議などの映像や音声を使ったやりとりをするには高速通信がおすすめで、場合によっては開通工事やプラン変更の必要もあります。
また、家庭用の回線やデバイスを使用してテレワークをしていたために、不正アクセスによる情報漏えいが起きたケースもあるので、安心して業務が行える環境を整えることが大切です。
モバイルWi-Fiは工事不要でインターネット環境を整えられますが、企業によってはセキュリティ等の観点から、モバイルWi-Fiを使ったテレワークを禁止している場合もあります。モバイルWi-Fiにどう対応するのか、企業としての方針を確認することも大切です。
シェアオフィスやレンタルスペースを活用してテレワークに適した環境を用意しよう
テレワークというと、自宅で働く形が身近に感じるでしょう。しかし、「テレワークに適した環境を整えるのが大変」、「テレワークでもオフィスで同僚と仕事をしていたような状況を作りたい」と考えているのなら、シェアオフィスやレンタルスペースを活用する方法もおすすめです。
レンタルスペースやシェアオフィスでは、利用料を支払うことで仕事をする環境の整った場所を提供しています。シェアオフィスやレンタルオフィスによってサービスや施設・設備に差はありますが、次のような特徴があります。
- 業務で使用する設備や機器が揃っている
- 高速無線通信が可能
- 複数人で専用スペースを利用可能
- 会議室などのスポット利用ができる
デスクやチェアだけでなく、コピー機やファックスなどの設備や機器が揃っており、自分で用意する手間がありません。インクなどの消耗品の補充などもシェアオフィスに任せられます。
また、自宅では通信環境が安定しないこともありますが、レンタルスペースやシェアオフィスなら高速無線通信を使えることが多く、新たに契約し直す必要がありません。
シェアオフィスでは複数人で個室を専用利用することも可能なので、チームでの利用もできます。さらに、スポット利用できる会議室を備えているオフィスもあるので、取引相手等と会う場合にも向いています。
VENTURE MAFIAでテレワークに適した環境を整備し、オフィスの見直しを
「VENTURE MAFIA」は五反田にある2つあるシェアオフィスです。オフィスとしての機能はもちろんのことデザインにもこだわり、快適に働ける環境の整ったワークスペースを提供しています。
テレワークのオフィスとして使いやすいバーチャルオフィスやコワーキングスペース、専用デスクやさまざまな人数に対応した個室と、複数のタイプの環境が揃っています。働き方に合わせたスペースを使用でき、企業がテレワークの拠点として借り上げる例もあります。
料金にはオフィス家具や機器、高速無線のインターネットや水道光熱費も含まれており、空調は24時間利用可能です。ラウンジや無料のカフェも備えているのでオンとオフが切り替えやすく、しっかりと休憩をしてリフレッシュした気分で業務に戻ることもできます。
住所の利用も可能です。郵便物を「VENTURE MAFIA」に届くようにすることも可能で、平日の日中は受付対応もできます。
「VENTURE MAFIA」では業務に集中しやすい環境が整っています。業務に集中できれば効率も上がるでしょう。オフィスのあり方を見直し、テレワーク時代に沿ったオフィスの利用を検討しましょう。
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